Gerenciamento de tempo: como fazer?

Tempo é dinheiro. Ainda é muito comum ouvirmos essa expressão quando o assunto é gerenciamento de tempo. No entanto, estudos indicam que quando há uma associação direta entre tempo e dinheiro, as pessoas tendem a tornarem-se mais agitadas e ansiosas.


Tempo

O tempo sempre foi um tema relevante na história da humanidade. Os Filósofos dos tempos antigos, como Sêneca e Teofrasto já questionavam: como usar o próprio tempo de forma a tornar a vida mais significativa?


Atualmente esta questão esvaziou-se do conteúdo filosófico. Os livros dedicados ao tema são escritos por consultores, com dicas, truques e técnicas de gerenciamento de tempo focados principalmente em produtividade, eficiência e resultados cada vez mais rápidos.


Agora, se queremos levar uma vida com propósito, será inevitável estar a incluir um pouco de Filosofia em nossas reflexões, pois a Filosofia parte das perguntas.


O dinheiro é de fato a medida do valor do nosso tempo?


Em sua obra “Sobre a Brevidade da Vida”, o Filósofo Sêneca (4 a.C.-65 d.C) convida-nos a refletir profundamente sobre a finitude da vida humana, e consequentemente a pensar sobre nossa relação com o tempo. Quando aceitamos que nosso tempo é finito, podemos começar a refletir sobre o que realmente nos importa.


Eu não tenho tempo!

Será? Certamente já ouvimos e talvez tenhamos usado esta expressão. Aceita um convite a uma rápida reflexão?

  1. Como viviam nossos antepassados?

  2. Como era o quotidiano de tarefas domésticas e trabalho?

Hoje temos facilidades como: lavadora de roupas, forno de micro-ondas, comidas congeladas, veículos motorizados; ou seja, temos tempo.


No entanto, corremos riscos, como engajar em atividades irrelevantes e que potencialmente podem sugar nosso bem mais precioso: tempo. Temos tempo, e temos prioridades. Este vídeo fala justamente sobre nossas prioridades:



Aqui está a importância da gestão do tempo. Para que possamos seguir com propósito, sem desculpas, realizando escolhas mais conscientes e alinhadas com a vida e os resultados que almejamos.


Gestão de Tempo

O ano de 2020 trouxe mudanças. A pandemia chegou e transformou nossos quotidianos, as economias globais, os universos públicos e privados. Vivemos algo inimaginável. Houve uma expansão acelerada de trabalho e educação remotos. Até as relações e o lazer foram digitalizados.


Apesar da atual flexibilização, que inclui a reabertura de escritórios, comércio e estabelecimentos de lazer, é notável que a crise trouxe algumas mudanças que permanecerão. O home office, por exemplo. Muitas empresas notaram que o trabalho remoto tem seus benefícios e impactos positivos.

  • Diminuição de custos com estrutura física (escritórios);

  • Maior liberdade para montar o próprio espaço de trabalho (móveis, temperatura do ambiente, o que e quando almoçar);

  • Contratações em escala global;

  • Autonomia e flexibilidade no gerenciamento de tempo no trabalho;

  • Mais tempo para dedicar a relações e lazer;

  • Aumento de oferta de cursos de capacitação online;

Estes são apenas alguns pontos positivos das transformações que observamos. Mas o que isso tem a ver com gerenciamento de tempo?


Bem, com toda essa liberdade também surgiram riscos e armadilhas. Conciliar as tarefas domésticas, o trabalho, os estudos, o autocuidado, as relações e o lazer - pode ser mais difícil do que imaginamos.


O tempo que passamos nas redes sociais; as horas de maratonas de séries; o tempo despendido com o próprio trabalho; estes precisam ser constantemente avaliados, e principalmente, limitados.


Por sorte, há solução! Diversas ferramentas e técnicas de gerenciamento de tempo podem auxiliar-nos a organizar nossas atividades de forma mais inteligente.


Não há receita de bolo. Podemos escolher e combinar as técnicas de gerenciamento de tempo e as ferramentas mais adequadas às nossas necessidades pessoais e profissionais.


No trabalho, é imprescindível acompanhar equipes, prazos, metas e resultados. Como fazer um plano de gerenciamento de tempo? Alguns itens essenciais são:

  • Planejamento;

  • Gerenciamento;

  • Execução;

  • Análise;

  • Feedback;

Para estas etapas, existem diversas técnicas e ferramentas de gerenciamento de tempo que podem ser utilizadas.


Técnicas de Gerenciamento de Tempo


Pomodoro

Consiste em dividir uma lista de tarefas em blocos de atividade de 25 minutos. O nome Pomodoro (tomate) refere-se ao formato do cronómetro de cozinha utilizado por Francesco Cirillo, criador da técnica. A ideia é: alternar 25 minutos de trabalho totalmente focado com intervalos menores (5 a 15 minutos) de atividades para desanuviar.

  • Definir tarefas a serem cumpridas; priorizar; estimar o tempo de cada uma;

  • Iniciar o cronómetro e realizar 25 minutos de atividade dedicada com foco total, sem distrações;

  • Ao fim dos 25 minutos realizar uma pausa (entre 5 e 15 minutos), dedicada a uma atividade prazerosa, relaxante ou energizante;

  • Ao fim da pausa, iniciar outra rodada de 25 minutos de atividade focada e pausa de 5 a 15 minutos;

Regra dos 5 minutos

Esta técnica sugere que seja escolhida uma tarefa que pode ser cumprida em apenas 5 minutos. O objetivo maior é, ao finalizar, sentir que o dever foi cumprido – realização. Pode ser intercalada com técnicas mais densas.


Kanban

Esta é uma técnica desenvolvida para a Toyota Automotive por Taiichi Ohno na década de 1940 com o objetivo de aumentar a produtividade e a eficiência. Aqui, são usadas colunas para identificar os estágios de determinado projeto. As tarefas são elencadas e hierarquizadas em termos de prioridade. Apenas como ilustração, podemos definir três estágios para uma tarefa (um por coluna):

Um quadro Kanban pode ser completamente customizado para o fluxo de teu projeto. O mais importante é manter o registo visual, que pode ser feito com um simples lápis e papel. Já existem opções de software a aplicativos no mercado que fornecem ferramentas para Kanban.


Eat That Frog!

Em seu livro “Comece Pelo Mais Difícil”, Brian Tracy apresenta uma técnica que consiste em estabelecer uma hierarquia de tarefas de acordo com prioridade.

A. A mais importante, caso não seja cumprida haverá graves consequências;

B. Deverá ser cumprida depois da A. Também é vital, porém menos importante;

C. Tarefa que poderia realizar, mas não haverá sérias consequências caso não seja cumprida;

D. Tarefa deverá ser delegada, e este tempo alocado para o cumprimento da tarefa A;

E. Tarefa que não precisa ser realizada, poderá ser eliminada;


Ferramentas de Gerenciamento de Tempo

O Facebook e o Instagram oferecem relatórios da atividade online para os usuários. Com essas informações, já é possível avaliar hábitos atuais e possíveis mudanças.


Hoje há incontáveis ferramentas no mercado, desde versões gratuitas a versões pagas, que prometem facilitar o gerenciamento de tempo. Abaixo destacamos algumas delas para quem está nesta jornada em busca de produtividade e qualidade de vida.


Toggl, Haverst e Trello

O Toggl e o Haverst são ferramentas que registam e geram relatórios sobre o tempo direcionado a cada tarefa e mesmo projeto. As duas plataformas permitem adicionar múltiplos usuários. Além de informar gestores e colaboradores, os relatórios são uma excelente fonte de informações para negociação de alocação de tempo e investimentos com clientes.


O Harvest permite uma integração direta com o Trello, que é também uma ferramenta muito útil para delegação de tarefas. Esta plataforma permite que toda a equipa tenha acesso a quadros onde estão registados colaboradores ou parceiros, tarefas e prazos. A integração com o Harvest facilita a visualização do tempo direcionado a cada tarefa.


Na mesma direção, o Clockify, ao registar horas trabalhadas, facilita os processos de faturamento e pagamento de parceiros.


Estes são apenas alguns exemplos do que há no mercado. As tabelas e documentos compartilhados através do GoogleDocs são potentes em termos de compartilhamento, o que otimiza o direcionamento do tempo em equipas.


Produtividade está intimamente ligada com o bem-estar. As técnicas e ferramentas de gerenciamento de tempo podem ser aliadas importantes para sua carreira e vida pessoal. Este é um momento potencialmente revolucionário. Temos liberdade, técnicas, ferramentas e recursos educacionais. Como investes em teu bem mais precioso, tu mesmo?


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